Virksomhetsstyring for Norsk Toppfotball (NTF)

0 OM NTF

Norsk Toppfotball (NTF) er en sammenslutning av fotballklubber i 0.divisjon menn og 1.divisjon menn. NTF har sin opprinnelse i Serie-foreningen av 1972, SF-72, som ble stiftet 4. oktober 1972.
NTF er en interesseorganisasjon for toppfotballklubbene på herresiden i Norge. NTF skal arbeide for å gi medlemsklubbene best mulig rammebetingelser. NTF skal bidra til norsk toppfotballs utvikling og i samarbeid med Norges Fotballforbund (NFF) tilrettelegge og styre arbeidet med toppfotballen.
NTF skal gjennom dette arbeidet ivareta felles interesser for medlemsklubbene.

NTF skal være et innovativt kompetansesenter og fremme interessene for alle klubbene i 0.divisjon menn og 1.divisjon menn. Derigjennom skal NTF være sentral i arbeidet for vekst og fremgang for norsk toppfotball på områdene sport, marked, media, økonomi og omdømme.

NTF skal primært fokusere sitt arbeid på områder som den enkelte klubb ikke kan ivareta alene, dvs. på områder som gir best resultat for klubbene gjennom felles tiltak og løsninger. Det gjør møteplasser viktig. Utveksling av kunnskap og styrking av kompetanse i klubbene er viktig. NTF jobber for fellesløsninger og fellesavtaler på områder der dette er hensiktsmessig for klubbene.
NTF jobber med strategien for norsk toppfotball generelt sammen med Norges Fotballforbund i tillegg til at man forvalter medierettighetene og de sentrale markedsavtalene sammen med fotballforbundet i selskapet Fotball Media AS som eies 50/50 av NTF og NFF.

1 INNLEDNING

1.1 Styrets arbeid og denne instruks er underlagt vedtekter for NTF og skal til enhver tid være i samsvar med denne. Denne instruks omfatter:

• Styrets ansvar og arbeidsform
• Styreleder
• Valgkomite
• Daglig leder

1.2 Formålet med instruksen er at den skal være et styringsverktøy for styret og skal fastsette hovedinnholdet i styrets arbeidsform og hvordan styret skal utføre sitt arbeid i forhold til de oppgaver og ansvar de har for ledelsen av NTF.

1.3 Instruksen kan til enhver tid endres av styret i NTF, innenfor gjeldende vedtekter.

1.4 Årsmøtet er NTFs høyeste myndighet og holdes innen utgangen av mars måned hvert år.

2 STYRETS ANSVARSOMRÅDE

2.1 Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av NTF og for å føre tilsyn med den daglige ledelsen. 

2.2 Med styrets forvaltningsansvar menes blant annet ansvaret for å organisere virksomheten på en forsvarlig måte, ansvaret for å fastsette planer og budsjetter for NTFs virksomhet, ansvaret for
å holde seg orientert om den øknomiske stilling og at dets virksomhet, formuesforvaltning og regnskaper er gjenstand for betryggende kontroll.

2.3 Styret skal lede NTFs strategiske planlegging, og gjøre vedtak som danner grunnlag for NTFs daglige ledelse til å forberede og gjennomføre strategier og strukturelle tiltak. Strategien bør
vurderes jevnlig.

2.4 Styret skal utnevne styremedlemmer til styringsgrupper, utvalg og NTFs datterselskaper. I utgangspunktet skal styret være representert i alle disse styrene med særlig ansvar for
forankring i forhold til styret og medlemsklubber og i forhold til overordnet strategi. Ref pkt 8.7.

2.5 Styret skal behandle og treffe beslutning i saker som fremgår av styrets arbeidsplan, se pkt. 3, herunder budsjett, årsregnskap, investeringer og alle saker utover normal daglig drift.

2.6 Styreleder vil i samråd med Daglig Leder og representanter i styringsgrupper, utvalg og datterselskaper avtale møter ved behov.

2.7 Ved saker av prinsipiell betydning og/eller stor økonomisk betydning, skal styreleder og daglig leder klargjøre prosess og fullmakter for videre behandling, inklusive representasjon i evt eiermøte og delegering av fullmakter, og forankre dette i styret, dersom dette ikke er avklart på forhånd.

2.8 Styret ansetter Daglig Leder

2.9 Styret skal behandle og gi uttalelse i alle ansettelsessaker i NTF.

2.10 Styret skal evaluere sitt arbeid og sin kompetanse årlig. Styrets egenevaluering av sin virksomhet og kompetanse bør inkludere en vurdering av styrets sammensetning og måten styret fungerer på både individuelt og som gruppe i forhold til de mål som er satt for arbeidet.

3 PLAN FOR STYRETS ARBEID

3.1 Styret skal fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring. Arbeidsplanen kan ta utgangspunkt i et standardisert årshjul, og utarbeides etter årsmøtet som avholdes i mars hvert år. Uavhengig av denne arbeidsplanen kan styremøter avholdes når styrets formann eller et flertall av styrets medlemmer forlanger det.

3.2 Dagsorden på styremøtene skal fremgå av en arbeidsplan/saksplan for styrets arbeid, hvor faste saker (for eksempel signering av protokoll fra forrige møte, regnskapsrapprtering fra daglig leder, orientering om drift m. m) og tidsbestemte saker (årsregnskap, budsjett, strategiplan m. m) legges inn, i tillegg behandles saker som hører inn under styret etter hvert som de måtte oppstå.

3.3 Minst 1 gang per år skal styret avholde eiermøte med styrene i datterselskaper og styringsgrupper, hvor status og strategien for selskapet gjennomgås.

4 GJENNOMFØRING AV STYREMØTER

4.1 Daglig leder i NTF eller styreleder kaller inn til styremøtene.

4.2 Innkalling til styremøtene skal som hovedregel skje skriftlig. Muntlig innkalling kan benyttes når hastesakersom er viktig for NTF oppstår.

4.3 Innkalling til styremøte skal senest være styremedlemmene i hende 1 uke før styremøtet. Sammen med innkallingen skal det alltid vedlegges nødvendig underlagsmateriale.

4.4 Forfall til styremøte skal meldes til styreleder. Forfall skal meldes så tidlig som mulig.

4.5 Alle sakspapirer skal i utgangspunktet sendes med innkallingen, og senest 3 dager før møtet. Ved saker som krever vedtak skal denne fristen overholdes. Dersom nødvendige sakspapirer for behandling av den enkelte sak ikke er blitt tilsendt det enkelte styremedlem innen fristen, kan et styremedlem kreve at saken utsettes inntil en har fått satt seg inn i saksforholdet.

4.6 Styremøtene ledes av styreleder, eller i dennes fravær av nestleder eller annen som han utpeker.

4.7 Alle beslutninger innenfor styrets ansvarsområde, se pkt. 2, skal treffes i styret.

4.8 Det skal føres protokoll fra alle styremøtene. I den enkelte sak skal det protokolleres hva saken gjelder, hvilket grunnlag styret har hatt til vurdering og styrets vedtak. Protokollen skal alltid angi hvem som stemte for og mot en beslutning. Det enkelte styremedlem har rett til å få protokollert protester, samt kort redegjøre for sitt syn m.m. i protokollen.

4.9 Protokollen skal være skrevet og sendt styrets medlemmer senest én uke etter styremøtet er avholdt. Ønske om endringer i protokollen meddeles sekretæren som sammen med styreleder vurderer de endringer som foreslås. Styrets protokoll vedtas og underskrives på neste møte.

4.10 Vararepresentantene kalles inn til et møte pr år i forbindelse med eiermøte og strategisamling.

5 STYRELEDERS OPPGAVER

5.1 Styreleder skal i samarbeid med daglig leder forberede og innkalle til styremøter.

5.2 Styreleder skal lede styremøtene.

5.3 Styreleder skal følge opp daglige ledelse mellom styremøtene. 
Minst en gang per år skal styreleder avholde medarbeidersamtale med daglig leder, hvor de også
skal evaluere organisasjonen mtp måloppnåelse, virksomhet og kompetanse.

5.4 Styreleder skal sørge for at beslutninger som tilligger styret blir truffet under styremøtene og at vedtakene med stemmeavgivning blir protokollert.

5.5 Styreleder skal sørge for struktur ved den interne arbeidsfordelingen i styret.

5.6 Styreleder skal representere styret i forhold til media.

5.7 Styreleder skal representere NTF i Generalforsamlinger i NTFs datterselskaper. Styreleder kan gi fullmakt til daglig leder.

5.8 Styreleder har ansvar for innkalling til årsmøte og medlemsmøter.

6 VALGKOMITEENS OPPGAVER

6.1 Valgkomiteen skal ha innsyn i styrets egenevaluering.

6.2 Valgkomiteens leder skal ha møte med styreleder minst 2 ganger i året.

6.3 Valgkomiteen skal ha møte med styret minst 1 gang i året, fortrinnsvis i forbindelse med på årets siste medlemsmøte.

6.4 Valgkomiteen innstiller overfor årsmøte på styrehonorar for hhv styreleder, nestleder og styremedlemmer.

7 DAGLIG LEDER

7.1 Styre skal godkjenne instruks for daglig leder. Instruksen skal klargjøre de plikter, fullmakter og ansvar som daglig leder har etter de regler som gjelder for virksomheten. Daglig leder har et særlig ansvar for at styret mottar presis, relevant og tidsriktig informasjon som er tilstrekkelig for at styret skal kunne utføre sine oppgaver.

7.2 Daglig leder eller den han utpeker, skal ta avgjørelser i alle saker som gjelder ordinær daglig drift, og som ikke er begrenset av det styret skal behandle eller er i strid med retningslinjer gitt av styret.

7.3 Daglig leder eller den han utpeker, skal bistå ved forberedelsen av styresaker, herunder utsendelse av dokument og møteinnkalling.

7.4 Daglig leder eller den han utpeker, skal føre styreprotokoll og sørge for at de blir underskrevet.
7.5 Daglig leder eller den han utpeker, skal sørge for at administrasjonen følger opp de vedtak som styret treffer.

7.6 Daglig leder eller den han utpeker, skal rapportere til styret.

7.7 Daglig leder eller den han utpeker, skal ivareta NTFs interesser i styringsgrupper, utvalg og datterselskaper i samarbeid med tillitsvalgte representanter (ref. pkt 2.4).

Daglig Leder eller den han utpeker, skal ha det operative og faglige ansvaret i dette arbeidet, og er
ansvarlig for saksfremlegg til styret. 

7.8 Daglig leder eller den han utpeker, skal umiddelbart informere styrets medlemmer dersom det inntreffer spesielle hendelser eller dersom spesielle situasjoner oppstår.