Virksomhetsstyring

(oppdatert mars 2019)

Følgende regler er vedtatt av NTFs styre for virksomhetsstyringen i foreningen.

0  Om NTF

Norsk Toppfotball (NTF) er en sammenslutning av fotballklubber i 0. divisjon menn og 1. divisjon menn. NTF har sin opprinnelse i Serieforeningen av 1972, SF-72, som ble stiftet 4. oktober 1972.

NTF skal være en kompetansebygger, rådgiver og servicekontor for medlemsklubbene innenfor virksomhetsområdene sport, organisasjon, marked, media og økonomi. NTF skal arbeide for å gi medlemsklubbene best mulige rammebetingelser. NTF skal jobbe for at de sentrale markeds- og medierettighetene til enhver tid forvaltes og utvikles best mulig.

I samarbeid med Norges Fotballforbund (NFF) og andre interesseforeninger skal NTF tilrettelegge og styrke arbeidet med toppfotballen.

NTF skal primært fokusere sitt arbeid på områder som den enkelte klubb ikke kan ivareta alene, dvs. på områder som gir best resultat for klubbene gjennom felles tiltak og løsninger.

1  Innledning

1.1 Styrets arbeid og denne instruks er underlagt vedtekter for NTF og skal til enhver tid være i samsvar med denne. Denne instruks omfatter:

• Styrets ansvar og arbeidsform
• Styreleder
• Valgkomite
• Daglig leder

1.2  Formålet med instruksen er at den skal være et styringsverktøy for styret og skal fastsette hovedinnholdet i styrets arbeidsform og hvordan styret skal utføre sitt arbeid i forhold til de oppgaver og ansvar de har for ledelsen av NTF.

1.3  Instruksen kan til enhver tid endres av styret i NTF, innenfor gjeldende vedtekter

1.4  Årsmøtet er NTFs høyeste myndighet og holdes innen utgangen av mars måned hvert år.

Vedtekter; § 8 Styre

Styret skal bestå av fra 5 til 8 medlemmer og inntil 2 varamedlemmer. Årsmøtet velger styre etter forslag fra valgkomitéen og ved særskilt valg blant disse, leder og nestleder i styret.

Styret skal sammensettes av representanter fra klubber i 0. divisjon menn og 1. divisjon menn, som er medlemmer av NTF. Trenere eller spillere i en av medlemsklubbene kan ikke innvelges i NTFs styre. Styrets sammensetning skal være slik at 0. divisjon menn har flertall ved avstemminger, jfr. bl.a. § 3 og § 7.

Ingen klubb kan ha mer enn en - 1 - representant i styret.

Styrets medlemmer velges for 2 år av gangen, og slik at halvparten av styret er på valg annet hvert år. Leder og nestleder er ikke på valg samme år.

Styret er beslutningsdyktig når samtlige styremedlemmer er innkalt og minst halvparten av styrets medlemmer er til stede. Blant de fremmøtte styremedlemmer må enten styrets leder eller nestleder finnes.

Vedtak fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har styrets leder eller dennes stedfortreder dobbeltstemme. Styremøte avholdes minst fem ganger pr. år. De valgte styremedlemmer er personlig valgte og skal sitte valgperioden ut, selv om den valgte tillitspersons egen klubbs medlemskap opphører. Dersom et styremedlem er ansatt i medlemsklubb og slutter ved selv å ha sagt opp sin stilling, skal vedkommende sitte i NTFs styre frem til neste årsmøte. Dersom en ansatt i medlemsklubb slutter ved oppsigelse fra klubben, skal avgjørelse om fortsatt styreverv behandles umiddelbart av de øvrige av NTFs styremedlemmer. Saken kan, dersom styret ønsker det, legges frem for første års- eller medlemsmøte til behandling.

2   Styrets ansvarsområde

2.1  Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av NTF og for å føre tilsyn med den daglige ledelsen.

2.2  Med styrets forvaltningsansvar menes blant annet ansvaret for å organisere virksomheten på en forsvarlig måte, ansvaret for å fastsette planer og budsjetter for NTFs virksomhet, ansvaret for å holde seg orientert om den økonomiske stilling og at dets virksomhet, formuesforvaltning og regnskaper er gjenstand for betryggende kontroll.

2.3 Styret skal lede NTFs strategiske planlegging, og gjøre vedtak som danner grunnlag for NTFs daglige ledelse til å forberede og gjennomføre strategier og strukturelle tiltak. Strategien bør vurderes jevnlig.

2.4  Styret skal utnevne styremedlemmer til styringsgrupper, utvalg og NTFs datterselskaper. I utgangspunktet skal styret være representert i alle disse styrene med særlig ansvar for forankring i forhold til styret og medlemsklubber og i forhold til overordnet strategi. Ref pkt 8.7.

2.5 Styret skal behandle og treffe beslutning i saker som fremgår av styrets arbeidsplan, se pkt. 3, herunder budsjett, årsregnskap, investeringer og alle saker utover normal daglig drift.

2.6 Styreleder vil i samråd med Daglig Leder og representanter i styringsgrupper, utvalg og datterselskaper avtale møter ved behov.

2.7 Ved saker av prinsipiell betydning og/eller stor økonomisk betydning, skal styreleder og daglig leder klargjøre prosess og fullmakter for videre behandling, inklusive representasjon i evt eiermøte og delegering av fullmakter, og forankre dette i styret, dersom dette ikke er avklart på forhånd.

2.8  Styret ansetter Daglig Leder

2.9 Styret skal evaluere sitt arbeid og sin kompetanse årlig. Styrets egenevaluering av sin virksomhet og kompetanse bør inkludere en vurdering av styrets sammensetning og måten styret fungerer på både individuelt og som gruppe i forhold til de mål som er satt for arbeidet.

3  Plan for styrets arbeid

3.1 Styret skal fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring. Arbeidsplanen kan ta utgangspunkt i et standardisert årshjul, og utarbeides etter årsmøtet som avholdes i mars hvert år. Uavhengig av denne arbeidsplanen kan styremøter avholdes når styrets formann eller et flertall av styrets medlemmer forlanger det.

3.2 Dagsorden på styremøtene skal fremgå av en arbeidsplan/saksplan for styrets arbeid, hvor faste saker (for eksempel signering av protokoll fra forrige møte, regnskapsrapportering fra daglig leder, orientering om drift m. m) og tidsbestemte saker (årsregnskap, budsjett, strategiplan m. m) legges inn, i tillegg behandles saker som hører inn under styret etter hvert som de måtte oppstå.

3.3  Minst 1 gang per år skal styret avholde eiermøte med styrene i datterselskaper og styringsgrupper, hvor status og strategien for selskapet gjennomgås.

4  Gjennomføring av styremøter

4.1 Daglig leder i NTF eller styreleder kaller inn til styremøtene.

4.2 Innkalling til styremøtene skal som hovedregel skje skriftlig. Muntlig innkalling kan benyttes når hastesaker som er viktig for NTF oppstår.

4.3 Innkalling til styremøte skal senest være styremedlemmene i hende 1 uke før styremøtet. Sammen med innkallingen skal det alltid vedlegges nødvendig underlagsmateriale.

4.4 Forfall til styremøte skal meldes til styreleder. Forfall skal meldes så tidlig som mulig.

4.5 Alle sakspapirer skal i utgangspunktet sendes med innkallingen, og senest 3 dager før møtet. Ved saker som krever vedtak skal denne fristen overholdes. Dersom nødvendige sakspapirer for behandling av den enkelte sak ikke er blitt tilsendt det enkelte styremedlem innen fristen, kan et styremedlem kreve at saken utsettes inntil en har fått satt seg inn i saksforholdet.

4.6 Styremøtene ledes av styreleder, eller i dennes fravær av nestleder eller annen som han utpeker.

4.7  Alle beslutninger innenfor styrets ansvarsområde, se pkt. 2, skal treffes i styret.

4.8  Det skal føres protokoll fra alle styremøtene. I den enkelte sak skal det protokolleres hva saken gjelder, hvilket grunnlag styret har hatt til vurdering og styrets vedtak. Protokollen skal alltid angi hvem som stemte for og mot en beslutning. Det enkelte styremedlem har rett til å få protokollert protester, samt kort redegjøre for sitt syn m. m i protokollen.

4.9  Protokollen skal være skrevet og sendt styrets medlemmer senest 1 uke etter styremøtet er avholdt. Ønske om endringer i protokollen meddeles sekretæren som sammen med styreleder vurderer de endringer som foreslås. Styrets protokoll vedtas og underskrives på neste møte.

4.10 Vararepresentantene kalles inn til et møte pr år ifm eiermøte og strategisamling.

5  Styreleders oppgaver

5.1 Styreleder skal i samarbeid med daglig leder forberede og innkalle til styremøter.

5.2 Styreleder skal lede styremøtene.

5.3 Styreleder skal følge opp daglige ledelse mellom styremøtene. Minst en gang per år skal styreleder avholde medarbeidersamtale med daglig leder, hvor de også skal evaluere organisasjonen mtp måloppnåelse, virksomhet og kompetanse.

5.4 Styreleder skal sørge for at beslutninger som tilligger styret blir truffet under styremøtene og at vedtakene med stemmeavgivning blir protokollert.

5.5 Styreleder skal sørge for struktur ved den interne arbeidsfordelingen i styret.

5.6 Styreleder skal representere styret i forhold til media.

5.7 Styreleder skal representere NTF i Generalforsamlinger i NTFs datterselskaper. Styreleder kan gi fullmakt til daglig leder.

5.8 Styreleder har ansvar for innkalling til årsmøte og medlemsmøter.

Vedtekter; § 9 Valgkomité

Valgkomité velges på årsmøtet for ett år av gangen, etter innstilling fra styret. Valgkomitéen foreslår kandidater til styret. Valgkomitéen skal ved utforming av sin innstilling påse at styret og dets medlemmer har nødvendig og tilstrekkelig kompetanse, særlig med vekt på sportslige forhold, marked og media. Sammensetningen av styret skal videre ta hensyn til geografiske forhold, rimelig fordeling mellom representanter fra 0. divisjon menn og 1. divisjon menn, samt representasjon fra begge kjønn.

Valgkomitéen skal bestå av tre medlemmer fra ulike medlemsklubber og inntil 2 vararepresentanter. Både 0. divisjon menn og 1. divisjon menn skal være representert i valgkomitéen. Årsmøtet velger ett av medlemmene som leder.

6   Valgkomiteens oppgaver

6.1 Valgkomiteen skal ha innsyn i styrets egenevaluering.

6.2  Valgkomiteens leder skal ha møte med styreleder minst 2 ganger i året

6.3  Valgkomiteen skal ha møte med styret minst 1 gang i året, fortrinnsvis i forbindelse med på årets siste medlemsmøte.

6.4  Valgkomiteen innstiller overfor årsmøte på styrehonorar for hhv styreleder, nestleder og styremedlemmer.

Vedtekter; § 11 Daglig Drift

NTF ledes av styret. Det er opp til styret å sørge for foreningens administrasjon og daglige drift, samt ledelse av denne. Foreningen skal i det daglige arbeide se til at tiltak som iverksettes (både sportslig og andre) tar hensyn til interessene både til 0. divisjon menn og 1. divisjon menn. Styret kan ansette og si opp administrerende direktør – samt foreta andre ansettelser og oppsigelser ved foreningens kontor, etter innstilling fra administrerende direktør.

7  Daglig leder

7.1 Styre skal godkjenne instruks for daglig leder. Instruksen skal klargjøre de plikter, fullmakter og ansvar som daglig leder har etter de regler som gjelder for virksomheten. Daglig leder har et særlig ansvar for at styret mottar presis, relevant og tidsriktig informasjon som er tilstrekkelig for at styret skal kunne utføre sine oppgaver.

7.2  Daglig leder eller den han utpeker, skal ta avgjørelser i alle saker som gjelder ordinær daglig drift, og som ikke er begrenset av det styret skal behandle eller er i strid med retningslinjer gitt av styret.

7.3 Daglig leder eller den han utpeker, skal bistå ved forberedelsen av styresaker, herunder utsendelse av dokument og møteinnkalling.

7.4 Daglig leder eller den han utpeker, skal føre styreprotokoll og sørge for at de blir underskrevet.

7.5 Daglig leder eller den han utpeker, skal sørge for at administrasjonen følger opp de vedtak som styret treffer.

7.6  Daglig leder eller den han utpeker, skal rapportere til styret.

7.7 Daglig leder eller den han utpeker, skal ivareta NTFs interesser i styringsgrupper, utvalg og datterselskaper i samarbeid med tillitsvalgte representanter (ref pkt 2.4). Daglig Leder eller den han utpeker, skal ha det operative og faglige ansvaret i dette arbeidet, og er ansvarlig for saksfremlegg til styret.

7.8 Daglig leder eller den han utpeker, skal umiddelbart informere styrets medlemmer dersom det inntreffer spesielle hendelser eller dersom spesielle situasjoner oppstår.